Ein geeigneter KI-Pilot hat eine klar begrenzte Aufgabe, nutzbare Daten und ein Ergebnis, das jemand fachlich prüfen kann. Mit der folgenden Bewertungsmatrix vergleichen Sie mögliche Einstiege, bevor Sie sich auf ein Werkzeug festlegen.
Beschreiben Sie zuerst eine einzelne Aufgabe
„Wir wollen KI im Vertrieb einsetzen“ lässt noch offen, welche Arbeit sich verändern soll. „Eine eingehende Anfrage zusammenfassen und einen Antwortentwurf vorbereiten“ beschreibt dagegen einen prüfbaren Ablauf. Sie können festlegen, welche Informationen verwendet werden und wer die Antwort vor dem Versand kontrolliert.
Notieren Sie für jeden Kandidaten den Auslöser, die verwendeten Unterlagen und das gewünschte Ergebnis. Ergänzen Sie, wer heute die Aufgabe erledigt und wer später Fehler erkennen kann. Wenn sich der Ablauf nur mit mehreren Ausnahmen erklären lässt, wählen Sie für den ersten Versuch einen engeren Ausschnitt.
Prüfen Sie vier Voraussetzungen vor der Bewertung
Eine hohe Punktzahl hilft wenig, wenn der Versuch an einer grundlegenden Voraussetzung scheitert. Klären Sie deshalb vor dem Vergleich:
- Dürfen die benötigten Daten für diesen Zweck und in der vorgesehenen Umgebung verarbeitet werden?
- Gibt es eine zuständige Person, die Ergebnisse fachlich beurteilen und die Nutzung freigeben kann?
- Bleiben verbindliche Zusagen und sensible Entscheidungen unter menschlicher Kontrolle?
- Kann der bisherige Arbeitsweg während des Versuchs weiter genutzt werden?
Ist eine dieser Fragen offen, halten Sie die Klärung als Aufgabe fest. Der betreffende Kandidat startet erst danach. Nutzen Sie bei der ersten Erprobung synthetische oder ausdrücklich freigegebene Beispiele.
Eine einfache Bewertungsmatrix für die Vorauswahl
Bewerten Sie vier Kriterien mit jeweils einem bis drei Punkten. Drei Punkte stehen für eine günstige Ausgangslage. Die Skala ist eine Arbeitshilfe von GO-ITC und kein validiertes Messverfahren. Halten Sie zu jedem Wert eine kurze Begründung fest.
| Kriterium | 1 Punkt | 2 Punkte | 3 Punkte |
|---|---|---|---|
| Entlastung | Selten oder geringer Aufwand | Regelmäßiger, überschaubarer Aufwand | Häufiger, im Ausgangswert belegter Aufwand |
| Datenlage | Wesentliche Quellen fehlen | Quellen vorhanden, Bereinigung nötig | Geeignete, aktuelle Quellen stehen bereit |
| Prüfbarkeit | Fehler schwer zu erkennen | Prüfung mit zusätzlichem Aufwand möglich | Ergebnis lässt sich anhand klarer Vorgaben prüfen |
| Startaufwand | Mehrere Systeme oder größere Änderungen | Begrenzte Einrichtung erforderlich | Abgegrenzter Versuch im bestehenden Ablauf möglich |
Die Summe hilft, die Diskussion zu ordnen. Sie beweist weder Wirtschaftlichkeit noch Zulässigkeit. Insbesondere darf gute Entlastung eine fehlende Datenfreigabe oder schwer erkennbare Fehler nicht aufwiegen.
Beispiel: Drei Aufgaben im selben Unternehmen
Die folgende Situation ist erfunden. Sie zeigt, wie die Auswahl aussehen könnte; die Werte müssen im eigenen Betrieb überprüft werden.
| Aufgabe | Entlastung | Datenlage | Prüfbarkeit | Startaufwand | Vorauswahl |
|---|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Antworten als Entwurf vorbereiten | 3 | 2 | 3 | 3 | 11 Punkte; Freigaben klären |
| Antworten in internen Unterlagen suchen | 2 | 2 | 2 | 2 | 8 Punkte; Quellen zuerst bereinigen |
| Angebote automatisch verbindlich freigeben | 3 | 2 | 1 | 1 | Kein Start ohne fachliche Freigaberegel |
Für die E-Mail-Aufgabe ließe sich der Umfang auf eine bestimmte Anfrageart begrenzen. Der Entwurf bliebe vor dem Versand bei der zuständigen Person. Bei der Wissenssuche müsste zuerst geklärt werden, welche Unterlagen aktuell sind und wie eine Antwort ihre Fundstelle belegt. Die automatische Angebotsfreigabe würde für diesen Einstieg zurückgestellt; ein begrenzter Entwurf zur menschlichen Prüfung wäre ein anderer Kandidat.
Messen Sie bis zum verwendbaren Ergebnis
Erfassen Sie den bisherigen Ablauf an mehreren typischen Fällen: Bearbeitungszeit, Rückfragen, Korrekturen und Ergebnisqualität. Nutzen Sie im Pilot denselben Aufgabenrahmen. Rechnen Sie Einrichtung, Kontrolle und Nacharbeit getrennt aus, damit ein schneller Entwurf nicht mit einer fertigen Aufgabe verwechselt wird.
Vereinbaren Sie vor dem Start, welches Ergebnis eine Fortsetzung rechtfertigt. Ein mögliches Kriterium wäre: Die gesamte Bearbeitungszeit sinkt, während die vorher festgelegte fachliche Qualität erhalten bleibt. Die konkrete Schwelle hängt vom Prozess und den laufenden Kosten ab.
Stoppen oder ändern Sie den Versuch, wenn wichtige Fehler unbemerkt bleiben, zusätzliche Nacharbeit den Nutzen aufzehrt oder die benötigte Datenfreigabe fehlt. Ein vereinfachter Prozess oder eine vorhandene Softwarefunktion kann dann der bessere nächste Schritt sein.
Häufige Fragen zur Pilot-Auswahl
Muss der erste Pilot bereits mehrere Systeme verbinden?
Wählen Sie einen Ausschnitt, dessen Ergebnis Sie zunächst manuell beurteilen können. Eine Integration wird sinnvoll, wenn der Ablauf und die Qualitätsprüfung den Versuch tragen.
Wie viele Fälle brauchen wir für einen Test?
Das hängt von den unterschiedlichen Aufgabenvarianten und Fehlerfolgen ab. Testen Sie typische Fälle sowie bewusst schwierige Ausnahmen. Ein gelungenes Einzelbeispiel reicht für eine Betriebsentscheidung nicht aus.
Was tun wir bei gleicher Punktzahl?
Vergleichen Sie die Begründungen, die Kosten und die schwer erkennbaren Fehler. Ein kleiner, gut prüfbarer Versuch kann gegenüber einem größeren Kandidaten sinnvoller sein, obwohl beide dieselbe Summe erreichen.