Wenn Eingaben und Arbeitsschritte klar feststehen, kann eine regelbasierte Automatisierung genügen. KI wird interessant, wenn Texte oder andere uneinheitliche Informationen eingeordnet werden müssen. Ein Agent kommt infrage, wenn das System innerhalb festgelegter Grenzen selbst nächste Schritte auswählen soll.
Ein Ablauf lässt sich in unterschiedliche Teile zerlegen
Betrachten wir eine fiktive Kundenanfrage. Die E-Mail trifft ein, eine Anlage wird gespeichert und ein Vorgang angelegt. Diese Schritte können festen Regeln folgen. Eine KI kann danach einen Antwortentwurf aus freigegebenen Informationen vorbereiten. Ob ein Preis zugesagt oder ein Auftrag angenommen wird, entscheidet die zuständige Person.
Ein Agent würde innerhalb seines Auftrags beispielsweise auswählen, welche weitere Quelle er benötigt oder welchen erlaubten Prüfschritt er als Nächstes ausführt. Damit entstehen zusätzliche Anforderungen an Rechte, Grenzen und Nachvollziehbarkeit.
Drei Formen der Unterstützung
| Form | Beispiel | Prüfung |
|---|---|---|
| Regelbasierter Ablauf | Anlage in einen definierten Ordner übernehmen | Zuordnung, Wiederholung und Fehlerfall |
| Begrenzter KI-Schritt | Eine Anfrage einer Kategorie zuordnen | Fachliche Richtigkeit und unklare Fälle |
| Agent mit Werkzeugzugriff | Eine erlaubte Quelle auswählen und nachschlagen | Zugriffsgrenzen, Schritte und Abbruch |
Ein Prozess kann alle drei Formen enthalten. Der Agent muss nicht die gesamte Aufgabe übernehmen.
Definieren Sie erlaubte und gesperrte Aktionen
Trennen Sie lesenden Zugriff von Änderungen und externen Aktionen. Ein System kann einen Entwurf speichern dürfen, während Versand, Buchung oder verbindliche Zusage eine Freigabe benötigen. Technische Rechte sollten diese Grenze erzwingen.
Beschreiben Sie außerdem, wann der Ablauf stoppt: fehlende Quelle, widersprüchliche Angaben, unerlaubter Zugriff oder zu viele erfolglose Versuche. Ein Agent sollte nicht unbegrenzt weiterarbeiten, wenn das Ziel mit den vorhandenen Informationen nicht erreichbar ist.
Vergleichen Sie den Zusatzaufwand
Ein Agent erzeugt Aufwand für Tests, Protokollierung, Kostenkontrolle und Betrieb. Prüfen Sie, ob seine zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten einen tatsächlich auftretenden Engpass lösen. Für eine feste Formularübertragung kann ein einfacher Ablauf verständlicher und leichter zu pflegen sein.
Bewerten Sie dieselben Testfälle mit dem bisherigen Arbeitsweg und der geplanten Unterstützung. Erfassen Sie richtige Ergebnisse, erforderliche Eingriffe und den gesamten Aufwand bis zur Freigabe. Wenn ein Agent mehr Nacharbeit verursacht als die kleinere Lösung, bleibt die kleinere Lösung der bessere Kandidat.
GO-ITC unterstützt bei der Auswahl und Umsetzung begrenzter Arbeitsabläufe. Bringen Sie einen typischen Vorgang und seine wichtigsten Ausnahmen mit, damit die nötigen Regeln und Freigaben konkret werden.
Quellen und Einordnung · geprüft am 03.10.2026. Die Arbeitslisten sind redaktionelle Empfehlungen von GO-ITC. Beispiele sind keine Kundenberichte.