Prüfen Sie zuerst, ob eine vorhandene Anwendung Ihre Aufgabe mit vertretbarem Aufwand erledigt. Wenn mehrere Systeme zusammenspielen müssen, kann eine Integration genügen. Eine individuelle Entwicklung wird interessant, wenn eigene Fachregeln und Abläufe mit den verfügbaren Lösungen nicht ausreichend abgedeckt werden.
Beschreiben Sie den Weg bis zum verwendbaren Ergebnis
Ein Beispiel: Eine Anfrage trifft per E-Mail ein, ein Mitarbeiter prüft sie, ergänzt Kundendaten und legt einen Vorgang im CRM an. Die Aufgabe ist erst erledigt, wenn die Daten richtig zugeordnet sind und der Vorgang bearbeitet werden kann. Ein Werkzeug, das nur die E-Mail zusammenfasst, deckt einen Teil dieses Ablaufs ab.
Notieren Sie Eingaben, gewünschte Ausgaben und Fehlerfälle. Welche Angaben sind Pflicht? Wer darf einen Datensatz ändern? Was passiert bei einem unbekannten Kunden oder einer fehlenden Anlage? Mit dieser Beschreibung können Sie die Lösungswege an derselben Aufgabe vergleichen.
Entscheidungsmatrix für den Vergleich
| Weg | Passt eher, wenn | Im Test prüfen |
|---|---|---|
| Standardsoftware konfigurieren | Der Kernprozess im Produkt vorhanden ist | Sonderfälle, Datenexport, Rechte und Bedienung |
| Bestehende Systeme automatisiert verbinden | Daten und Regeln klar beschrieben sind | Schnittstellen, doppelte Übertragung und Fehlerbehandlung |
| Individuelle Anwendung entwickeln | Eigene Fachlogik oder eine besondere Oberfläche nötig ist | Abnahmekriterien, Pflegeaufwand und Betrieb |
Diese Wege können sich ergänzen. Eine eigene Oberfläche kann Standardkomponenten verwenden. Eine Automatisierung kann einen begrenzten KI-Schritt enthalten, dessen Ergebnis vor der Übernahme geprüft wird.
Vergleichen Sie Gesamtkosten und Restarbeit
Rechnen Sie Lizenzkosten, Einrichtung, Datenaufbereitung, Schnittstellen und Schulung zusammen. Ergänzen Sie den laufenden Aufwand für Wartung, Kontrolle und Support. Bei einer Eigenentwicklung gehören auch Dokumentation, Übergabe und spätere Änderungen in den Vergleich.
Erfassen Sie die Arbeit, die nach dem Werkzeug übrig bleibt. Wenn Mitarbeitende jedes Ergebnis mehrfach übertragen oder häufig korrigieren müssen, kann eine günstige Lizenz zu einem teuren Ablauf führen. Umgekehrt rechtfertigt eine seltene Ausnahme nicht automatisch ein vollständiges Entwicklungsprojekt.
Testen Sie die kleinste brauchbare Lösung
Wählen Sie repräsentative, freigegebene Fälle und vereinbaren Sie vorab, wann der Test bestanden ist. Beispielsweise müssen Pflichtfelder richtig übernommen, unbekannte Kunden als Klärungsfall markiert und Wiederholungen ohne doppelte Vorgänge verarbeitet werden. Legen Sie auch fest, bei welchem Fehler der Versuch beendet wird.
Eine Entwicklung sollte erst beginnen, wenn der verbleibende Engpass deutlich ist. Dafür brauchen Sie keinen perfekten Gesamtentwurf, aber ein prüfbares erstes Ergebnis und eine Person, die es fachlich abnimmt. GO-ITC hilft, die Aufgabe einzugrenzen und den passenden nächsten Umsetzungsschritt zu bestimmen.
Quellen und Einordnung · geprüft am 03.10.2026. Die Arbeitslisten sind redaktionelle Empfehlungen von GO-ITC. Beispiele sind keine Kundenberichte.