Eine E-Mail landet im Rathaus: Eine Veranstaltung soll wieder stattfinden, diesmal etwas größer. Im Anhang steckt noch der Lageplan vom Vorjahr. Für die Sachbearbeitung beginnt damit die Arbeit: Was ist neu, welche Angaben fehlen, und zu welchem Vorgang gehört die Nachricht?
Solche Aufgaben standen im Mittelpunkt meines Vortrags „KI in der internen Verwaltung“ am 22. September 2026 beim KI-Behördentag in Himmelkron. Der von VERVIA veranstaltete KI-Zukunftstag für Behörden und Verwaltungen brachte im Hotel Fichtelgebirgshof Fachleute und Verantwortliche aus dem öffentlichen Bereich zusammen. Ich habe gezeigt, wie KI bei Posteingang, internem Wissen und Dokumentation unterstützen kann – und welche Prüfungen dabei erforderlich bleiben.
Posteingang: Angaben erkennen und Rückfragen vorbereiten
Für den Vortrag habe ich zwei fiktive Rathausfälle als Demonstration vorbereitet. Im ersten ging es um die Veranstaltungsanfrage aus dem Einstieg. Ein KI-Assistent kann Angaben aus der Nachricht zusammenstellen, die jeweiligen Textstellen nennen und fehlende Unterlagen markieren. Die Sachbearbeitung erhält einen prüfbaren Vorschlag für den neuen Vorgang einschließlich des Bezugs zum Vorjahr.
Gerade die kleinen Unterschiede sind wichtig: Ein alter Mailverlauf macht aus einer neuen Veranstaltung keinen alten Vorgang. Ein angehängter Vorjahresplan ersetzt keinen aktuellen Lageplan. Und die Bitte „Antwort bis Freitag“ ist zunächst ein Terminwunsch des Absenders.
Der vorbereitete Ablauf endet deshalb bei einem kontrollierbaren Entwurf. Die zuständige Person prüft die Zuordnung und die Rückfrage. Es wird weder automatisch eine Genehmigung erteilt noch eine Antwort verschickt. Ob der Ablauf tatsächlich Zeit spart, muss ein Test einschließlich dieser Prüfung zeigen.
Internes Wissen am Empfang verfügbar machen
Der zweite Fall begann mit einer Anfrage zu einem geplanten Umbau. Ein interner Wissensassistent unterstützt die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter am Empfang dabei, eine freigegebene Checkliste zu finden: Welche Angaben werden benötigt? Welche Unterlagen sollte die anfragende Person mitbringen? An wen geht das Anliegen weiter?
Die Antwort muss erkennen lassen, auf welche interne Quelle sie sich stützt. Wenn diese Quelle nur die Aufnahme des Anliegens beschreibt, kann der Assistent daraus keine Zusage zum Baubeginn ableiten. Dann gehört die offene Frage zur zuständigen Fachstelle. Diese Grenze habe ich im Beispiel ausdrücklich mitgezeigt.
Transkripte und gemeinsame Arbeitsstände brauchen Kontrolle
Auch die Dokumentation von Besprechungen und die Zusammenarbeit an gemeinsamen Unterlagen waren Thema. Aus einer freigegebenen Aufnahme lässt sich ein Transkript erstellen und daraus ein Arbeitsstand für ein Protokoll vorbereiten. Namen, Zahlen und Verneinungen müssen dabei besonders sorgfältig geprüft werden. Ein automatisch erzeugter Text ist noch kein freigegebenes Protokoll.
Bei gemeinsamen KI-Arbeitsbereichen kommt eine weitere Aufgabe hinzu: Zugriffsrechte müssen für Dokumente, Quellenhinweise, Aufnahmen und Transkripte gelten. Eine Anweisung im Chat ersetzt keine technische Berechtigungsprüfung. Das gehört bereits in die Planung eines solchen Systems.
Was ich für einen ersten KI-Piloten empfehle
Internationale Studien und Anwendungsbeispiele waren der Ausgangspunkt des Vortrags. Für die eigene Verwaltung lässt sich daraus aber keine pauschale Zeitersparnis ableiten. Ich empfehle, mit einem häufig wiederkehrenden, überschaubaren Ablauf zu beginnen und vorab vier Dinge festzulegen:
- Welche konkrete Aufgabe soll unterstützt werden?
- Welche freigegebenen Quellen und Daten darf das System verwenden?
- Wer prüft das Ergebnis, und woran wird seine Qualität gemessen?
- Wie viel Zeit kostet der gesamte Ablauf einschließlich Kontrolle und Korrekturen?
Damit lässt sich nach einem begrenzten Test entscheiden, ob eine Einführung sinnvoll ist. Diese Verbindung aus konkreter Anwendung, technischer Umsetzung und organisatorischer Verantwortung prägt meine Arbeit bei GO-ITC und meine Vorträge.
Vortrag für Ihre Verwaltung oder Veranstaltung
Als KI-Speaker erläutere ich Entscheidern und Mitarbeitenden, wie sich KI auf ihre Arbeit auswirkt und wie sie geeignete Einsatzfelder beurteilen können. Für Kommunen, Verbände und Unternehmen passe ich Beispiele und fachliche Tiefe an das Publikum an. GO-ITC unterstützt darüber hinaus bei KI-Beratung, Schulungen sowie der Entwicklung individueller Assistenzsysteme und Automatisierungen.
Weitere Vortragsthemen, Fotos und Auftritte finden Sie in meinem Speaker-Profil.
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