In allen Geschäftsbereichen müssen unzählige Dokumente erstellt werden, die aus verschiedenen Textbausteinen und einzelnen Eintragungen zusammengestellt werden. Dabei vergisst man leicht etwas und wenn viele Kunden oder Mitarbeiter Dokumente desselben Typs verfassen, ist eine einheitliche Gestaltung fast unmöglich. Wäre es nicht eine wesentliche Verbesserung, wenn diese Dokumentenerstellung einmal festgelegt werden könnte und jeder dann durch denselben Arbeitsablauf geführt wird? Genau das liefert Ihnen eine Automatisierung der digitalen Dokumentenerstellung.
Was ist automatisierte Dokumentenerstellung und wie funktioniert dieser Prozess?
Die zu erstellenden Dokumente setzen sich aus Textbausteinen und Dateneingaben zusammen, aber welche Bausteine und Daten notwendig sind, ergibt sich aus dem bereits erstellten Teil des Dokuments. Das System stellt nach einem festgelegten Ablauf Fragen und stellt den Antworten des Benutzers gemäß das Dokument selbständig zusammen. All das erfolgt auf einer Onlineplattform, die von überall zugänglich ist. Sinnvoll ist das System für alle Geschäftsbereiche, vom Startup über das mittelständische Unternehmen. Sogar Behörden, Vereine und Großfirmen setzen es ein. Besonders wertvoll ist es natürlich für Anwender, deren Tätigkeit hauptsächlich in der Erstellung von Dokumenten liegt. Der Arbeitsablauf und die möglichen Textbausteine und Daten werden für alle Benutzer einmalig festgelegt. Bei jeder Dokumentenerstellung führt das System den Anwender durch diesen Arbeitsablauf. Das Ergebnis ist ein Dokument, das digital gespeichert wird und natürlich auch gedruckt oder per e-mail verschickt werden kann.
Vor- und Nachteile der Automatisierung der Dokumentenerstellung
Die Automatisierung dieses digitalen Prozesses erlaubt eine wesentlich schnellere Dokumentenerstellung. Der festgelegte Workflow sichert eine Einheitlichkeit der Ausfertigung, die sonst kaum erreichbar ist. Die Eingaben werden sofort überprüft, wobei nur gültige Daten angenommen werden. Die Abarbeitung des Workflows ergibt auch vollständige Dokumente, denn Textbausteine oder Formularfelder können nicht ausgelassen oder vergessen werden. Das führt zu erhöhter Sicherheit und einer wesentlich besseren und einfacheren Erfüllung von Compliance-Vorgaben. Die Daten werden in einer Datenbank strukturiert gespeichert und können so weiterverarbeitet werden. Automatisierung bietet auch noch weitere Vorteile, die sich auf den Benutzungskomfort beziehen. Das System ist von jedem Endgerät wie einem Laptop, Tablet oder auch einem Smartphone benutzbar. Im Prozess der Dokumentenerstellung werden Zwischenergebnisse gespeichert. Nicht nur zur Erstellung des Dokuments, sondern auch zur Festlegung des Arbeitsablaufs sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Das Ausgabeformat wie etwa pdf, html, xls oder doc ist frei wählbar. Zu den wenigen Nachteilen der Lösung in der Cloud gehört der Umstand, dass in diesem Fall die Daten des Anwenders nicht auf seinen eigenen Servern gespeichert ist. Das kann für Anwender wie Notare oder Anwaltskanzleien sowie für andere Geheimnisträger inakzeptabel sein. In diesem Fall besteht aber die Möglichkeit, eine On-Premise-Lösung mit der Speicherung auf den Servern des Anwenders zu wählen.
Wo kann die Automatisierung der Dokumentenerstellung eingesetzt werden?
Typische Dokumente, die mit diesem Prozess erstellt werden können sind etwa Verträge, Berichte, Anträge, Richtlinien, Bestellungen und auch Korrespondenz. Als Anwender kommen also praktisch alle Unternehmen, aber auch Vereine und Behörden in Frage. Sogar kleine Organisationen sind mit immer strengeren Compliance-Vorschriften konfrontiert, deren Verletzung gravierende Folgen haben kann. Ein Beispiel dafür ist die neue Datenschutz-Grundverordnung in der EU. Diese Erfordernisse lassen sich einfach in den Prozess integrieren. Als einfaches Beispiel für ein zu erstellendes Dokument können wir einen Anstellungsvertrag betrachten. Der festgelegte Arbeitsablauf fixiert gewisse Textbausteine, die in jedem solchen Vertrag enthalten sein müssen. Jeder mit diesem System erstellte Vertrag enthält diese dann auch, sonst kann der Prozess der Erstellung nicht abgeschlossen werden. Wird das Datum des Arbeitsbeginns eingegeben, erlaubt der Prozess nur die Eingabe eines Datums in der Zukunft, da nur solche Daten in diesem Zusammenhang sinnvoll sind. Ein Enddatum kann wiederum nur eingegeben werden, wenn ein befristeter Vertrag gewählt wurde. Die digitale Erstellung eines solchen Arbeitsablaufs kann beliebig komplexe Dokumente erzeugen und das schnell, zuverlässig und sicher.