20+ sofort einsetzbare Prompts für Office-Aufgaben
Prompts für effiziente E-Mail-Bearbeitung
Analysiere mehrere E-Mails gleichzeitig und erstelle eine priorisierte ToDo-Liste.
Ich habe 5 E-Mails aus meinem Posteingang. Analysiere jede E-Mail: 1. KATEGORIE (Kundenanfrage, Intern, Bewerbung, Termin, Dringend, Info) 2. PRIORITÄT (1=heute, 2=diese Woche, 3=nächste Woche, 4=zur Info) 3. HANDLUNGSBEDARF (max. 1 Satz) 4. ANTWORT-VORSCHLAG (falls nötig, 2-3 Sätze) Ausgabe als übersichtliche Tabelle. --- [E-Mails hier einfügen]
Erstelle höfliche, professionelle E-Mail-Antworten in verschiedenen Tonlagen.
Ich muss auf diese E-Mail antworten: [E-Mail-Text hier einfügen] Erstelle 3 Antwort-Optionen: a) FORMELL: Sehr höflich, geschäftlich, für Neukunden/Vorgesetzte b) FREUNDLICH: Professionell aber warm, für Bestandskunden c) DIREKT: Sachlich und kurz, für interne Kommunikation Jede Antwort soll: - Alle Fragen beantworten - Nächste Schritte klar benennen - Max. 100 Wörter
Lange E-Mail-Threads auf das Wesentliche reduzieren.
Fasse diesen E-Mail-Thread zusammen: [E-Mail-Thread hier einfügen] Format: 📌 KERNPUNKT: [In 1 Satz: Worum geht es?] 👥 BETEILIGTE: - Person A: [Position/Meinung] - Person B: [Position/Meinung] ✅ BESCHLÜSSE: - [Was wurde entschieden?] ⏰ OFFENE PUNKTE: - [Was ist noch zu klären?] ➡️ NÄCHSTE SCHRITTE: - [Wer macht was bis wann?]
Sage diplomatisch ab, ohne Türen zu schließen.
Ich muss diese Anfrage ablehnen: [Anfrage hier einfügen] Grund für Ablehnung: [Dein Grund] Erstelle eine höfliche Absage, die: - Wertschätzung zeigt - Den Grund transparent, aber taktvoll nennt - Eine Alternative/Gegenvorschlag bietet (falls möglich) - Die Tür für zukünftige Zusammenarbeit offen lässt - Max. 80 Wörter Ton: Professionell, empathisch, respektvoll
Prompts für Personalgewinnung und -verwaltung
Bewerbungen schnell auf Eignung prüfen und Match-Score erstellen.
Analysiere diesen Lebenslauf für die Position [POSITION]: [CV-Text hier einfügen] STELLENPROFIL: - Anforderungen: [z.B. 3+ Jahre Erfahrung, Python, Teamleitung] - Nice-to-have: [z.B. Cloud-Erfahrung, Englisch] ANALYSE: 1. KERNKOMPETENZEN: Top 5 Skills 2. BERUFSERFAHRUNG: Gesamtjahre + relevante Stationen 3. MATCH-SCORE: 1-10 (mit Begründung) 4. STÄRKEN: Was spricht für den Kandidaten? 5. RED FLAGS: Lücken, häufige Jobwechsel, fehlende Skills? 6. EMPFEHLUNG: Einladen / Ablehnen / Nachfragen 7. INTERVIEW-FRAGEN: 3 Fragen basierend auf CV
Ansprechende Stellenanzeigen schreiben, die die richtigen Kandidaten anziehen.
Erstelle eine Stellenanzeige für: POSITION: [z.B. Marketing Manager] BRANCHE: [z.B. E-Commerce] UNTERNEHMENSGRÖSSE: [z.B. 50 Mitarbeiter, Start-up] STANDORT: [z.B. Berlin, Remote möglich] ANFORDERUNGEN: - [Must-Have 1] - [Must-Have 2] - [Nice-to-Have] WAS WIR BIETEN: - [Benefit 1] - [Benefit 2] TONALITÄT: Modern, locker, Du-Form (für Start-up) STRUKTUR: 1. Catchy Einstieg (weckt Interesse) 2. Über uns (2-3 Sätze) 3. Deine Aufgaben (5 Bullet Points) 4. Das bringst du mit (Must-Haves + Nice-to-Haves) 5. Das bieten wir (Benefits, Kultur) 6. Call-to-Action Max. 400 Wörter. Vermeide Floskeln wie "dynamisches Team".
Personalisierte Direktansprache für passive Kandidaten (LinkedIn, XING).
Erstelle eine personalisierte Ansprache für: KANDIDAT-PROFIL: - Name: [Name] - Aktueller Job: [Position bei Firma] - Erfahrung: [z.B. 5 Jahre im Bereich X] - Besonderheiten: [z.B. hat Artikel über Y geschrieben, spricht auf Konferenz Z] UNSERE POSITION: - [Jobtitel] - [Was macht die Rolle spannend?] - [Warum passt der Kandidat?] NACHRICHT: 1. Personalisierter Einstieg (Bezug auf Profil/Arbeit) 2. Warum wir den Kandidaten spannend finden 3. Was wir bieten (1-2 Highlights) 4. Unverbindlicher Call-to-Action Ton: Professionell aber nicht steif, wertschätzend Länge: Max. 150 Wörter Plattform: LinkedIn InMail
Wertschätzende Absagen formulieren, die den Kandidaten nicht vor den Kopf stoßen.
Erstelle eine Absage für: KANDIDAT: [Name] POSITION: [Beworbene Stelle] ABSAGEGRUND: [z.B. andere Kandidaten besser geeignet, fehlende Erfahrung in X] PHASE: Nach CV-Screening / Nach Vorstellungsgespräch Die Absage soll: - Wertschätzend und persönlich sein - Konkrete, positive Aspekte der Bewerbung nennen - Transparent (aber taktvoll) den Grund erklären - Für Talent Pool / zukünftige Positionen offenhalten - Feedback anbieten (optional bei Gespräch-Phase) Ton: Empathisch, professionell, authentisch Länge: 100-150 Wörter Erstelle 2 Varianten: a) Nach CV (kurz, allgemeiner) b) Nach Interview (persönlicher, detaillierter)
Prompts für Texte, Präsentationen und Dokumentation
Praxisnahe Lerneinheiten strukturiert erstellen.
Erstelle Unterrichtsmaterial für eine Lehreinheit: THEMA: [z.B. Nachhaltige Bodenbearbeitung] ZIELGRUPPE: [z.B. Landwirtschaftsmeister, 10 Teilnehmer] DAUER: [z.B. 90 Minuten] VORKENNTNISSE: [z.B. Grundkenntnisse Ackerbau] LERNZIELE: [Ziel 1] [Ziel 2] [Ziel 3] FORMAT: GLIEDERUNG (Zeitplan): Einstieg (10 Min) Theorieteil (30 Min) Praxisbeispiele (20 Min) Gruppenarbeit (20 Min) Abschluss/Q&A (10 Min) INHALTE: Für jeden Teil: Kernaussagen, Methodik, Materialien PRAXISBEISPIELE: 3 konkrete Beispiele aus der regionalen Landwirtschaft ÜBUNGEN/AUFGABEN: Gruppenarbeit mit Lösungshinweisen HANDOUT: Zusammenfassung auf 1 Seite (Teilnehmer-freundlich) Stil: Praxisnah, verständlich, ohne Fachjargon
Komplexe Themen in überzeugende Präsentationen verwandeln.
Erstelle eine Präsentationsstruktur für: THEMA: [z.B. Q3 Vertriebsergebnisse] ZIELGRUPPE: [z.B. Geschäftsführung, 5 Personen] DAUER: [z.B. 15 Minuten] ZIEL: [z.B. Budget für Q4 freigeben lassen] KERNBOTSCHAFT: [In 1 Satz: Was soll hängen bleiben?] Erstelle: STORYLINE: Roter Faden in 3-5 Kapiteln FOLIEN-GLIEDERUNG: Folie 1: Titel + Kernbotschaft Folie 2-X: [Thema, Key Message, Visual-Vorschlag] Letzte Folie: Call-to-Action VISUAL-KONZEPT: Welche Daten als Chart? (Balken/Linie/Torte?) Wo Bilder/Icons statt Text? SPEAKER NOTES: Was sage ich zu den wichtigsten 3 Folien? Stil: Executive-Summary-Style, max. 12 Folien Prinzip: 1 Folie = 1 Aussage
Für zB.: (Gesundheitsbehörde): Amtsdeutsch in verständliche Sprache übersetzen.
Optimiere diesen Behördentext für bessere Verständlichkeit:
[Text hier einfügen]
ZIEL: Bürgerfreundliche Kommunikation ohne Fachchinesisch
ANFORDERUNGEN:
Kurze Sätze (max. 15 Wörter)
Aktiv statt Passiv ("Sie müssen" statt "Es ist erforderlich")
Konkrete Handlungsanweisungen
Fremdwörter vermeiden oder erklären
Struktur: Bullet Points statt Fließtext wo möglich
WICHTIG:
Rechtliche Korrektheit beibehalten!
Alle wichtigen Infos behalten
Formell, aber freundlich
Erstelle 2 Versionen:
a) KURZ: Auf das Wesentliche reduziert
b) AUSFÜHRLICH: Mit Erklärungen für komplexe Begriffe
Aus chaotischen Meeting-Notizen klare Protokolle mit ToDos erstellen.
Erstelle ein strukturiertes Meeting-Protokoll aus diesen Notizen: [Meeting-Notizen hier einfügen] FORMAT: 📅 MEETING-INFO: Datum & Zeit: [...] Teilnehmer: [...] Thema: [...] 🎯 AGENDA & BESPROCHENE PUNKTE: [Thema 1] Diskussion: [Zusammenfassung] Ergebnis: [Was wurde entschieden?] [Thema 2] ... ✅ BESCHLÜSSE: [Entscheidung 1] [Entscheidung 2] 📌 ACTION ITEMS: [Aufgabe] - Verantwortlich: [Name] - Deadline: [Datum] [Aufgabe] - Verantwortlich: [Name] - Deadline: [Datum] ❓ OFFENE FRAGEN: [Was muss noch geklärt werden?] 📅 NÄCHSTES MEETING: Datum: [...] Thema: [...]
Prompts für Excel, Dateninterpretation und Reports
Für zb.:(Vertrieb): Aus Zahlen-Wüste eine verständliche Story machen.
Analysiere diese Excel-Daten und erstelle einen Report: [Excel-Daten hier einfügen oder beschreiben] KONTEXT: Zeitraum: [z.B. Q3 2024] Datenpunkte: [z.B. Umsatz pro Region, Produkt, Monat] ANALYSE: EXECUTIVE SUMMARY (3 Sätze): Was sind die wichtigsten Erkenntnisse? KEY METRICS: Gesamtumsatz: [Wert + Vergleich zu Vorperiode] Top 3 Produkte/Regionen Wachstumsrate Auffälligkeiten TOP 3 INSIGHTS: Was stechen aus den Daten hervor? (Trends, Überraschungen, Probleme) VISUALISIERUNGS-EMPFEHLUNG: Welche Charts würdest du erstellen? (z.B. Balkendiagramm für Regionsvergleich) HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN: Was sollte das Team tun? Schreibe für: Geschäftsführung (non-technical)
Für Karoline (Supply Chain): Bedarfsprognosen basierend auf historischen Daten.
Erstelle eine Bedarfsprognose basierend auf diesen Daten: HISTORISCHE DATEN: [Daten der letzten 12 Monate einfügen] z.B. Monat | Absatzmenge | Besonderheiten KONTEXT: Produkt: [z.B. Medizinprodukt XY] Saisonalität: [z.B. höherer Bedarf im Winter] Externe Faktoren: [z.B. neue Konkurrenz, Gesetzesänderung] ANALYSE: MUSTER ERKENNEN: Saisonale Schwankungen? Wachstumstrend? Ausreißer erklären PROGNOSE für nächste 3 Monate: Monat 1: [Erwartete Menge + Konfidenz] Monat 2: [...] Monat 3: [...] RISIKOFAKTOREN: Was könnte die Prognose beeinflussen? EMPFEHLUNG: Wie viel sollte bestellt werden? (inkl. Sicherheitspuffer) MONITORING: Welche KPIs sollten wöchentlich überprüft werden?
Komplexe Datenanalysen so erklären, dass jeder sie versteht.
Erkläre diese Datenanalyse für Nicht-Experten: [Technische Analyse/Daten hier einfügen] ZIELGRUPPE: [z.B. Vorstand ohne Daten-Hintergrund] AUFGABE: Übersetze in verständliche Sprache mit: EINFACHE ANALOGIE: Vergleiche die Daten mit etwas aus dem Alltag (z.B. "Unser Umsatzwachstum ist wie...") DIE DREI WICHTIGSTEN ZAHLEN: Fokus auf das Wesentliche Zahl 1: [Was + Was bedeutet das?] Zahl 2: [...] Zahl 3: [...] WAS BEDEUTET DAS KONKRET?: Übersetze in Business-Impact (€, %, Kunden, Marktanteil) VISUAL-VORSCHLAG: Ein einfaches Bild, das die Story erzählt KERNBOTSCHAFT (1 Satz): Wenn jemand nur 10 Sekunden Zeit hat Vermeide: Fachjargon, Formeln, zu viele Details
Aus Dashboard-Daten automatisch Statusberichte generieren.
Erstelle einen Statusbericht aus diesen KPIs: AKTUELLE WERTE: [KPI-Daten hier einfügen] z.B.: Umsatz: 250k € (Ziel: 300k €) Kundenzufriedenheit: 4.2/5 (Ziel: 4.5/5) Abschlussrate: 28% (Ziel: 30%) ZEITRAUM: [z.B. KW 42] BERICHT-FORMAT: 📊 STATUS OVERVIEW: 🟢 Grün: [KPIs die Ziel erreichen] 🟡 Gelb: [KPIs knapp unter Ziel] 🔴 Rot: [KPIs deutlich unter Ziel] 📈 HIGHLIGHTS: [Was lief besonders gut?] [Positive Entwicklungen] ⚠️ ATTENTION NEEDED: [Welche KPIs bereiten Sorgen?] [Was sind die Gründe?] 💡 EMPFOHLENE AKTIONEN: [Konkrete Maßnahme für Rot-KPI] [Konkrete Maßnahme für Gelb-KPI] 🎯 OUTLOOK nächste Woche: [Was steht an?] [Erwartete Entwicklungen] Ton: Sachlich, lösungsorientiert, kurz
Prompts für effiziente Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung
Strukturierte Agendas für produktive Meetings.
Erstelle eine Meeting-Agenda für: MEETING-TYP: [z.B. Projekt-Kickoff, Quartalsreview, Problemlösung] TEILNEHMER: [Anzahl, Rollen] DAUER: [z.B. 60 Minuten] HAUPTZIEL: [Was soll am Ende erreicht sein?] KONTEXT/HINTERGRUND: [Kurze Beschreibung der Situation] AGENDA-FORMAT: 📅 MEETING-INFO: Titel: [...] Datum/Zeit: [...] Ort/Link: [...] Teilnehmer: [...] 🎯 ZIELE: [Konkretes Ziel 1] [Konkretes Ziel 2] 📋 AGENDA (mit Zeitplan): Begrüßung & Check-In (5 Min) [Was wird gemacht?] [Thema 1] (15 Min) Ziel: [...] Methode: [Präsentation/Diskussion/Brainstorming] Owner: [Wer leitet diesen Teil?] [Thema 2] (20 Min) ... Nächste Schritte & Verantwortlichkeiten (10 Min) Abschluss (5 Min) 📎 VORBEREITUNG: Was sollten Teilnehmer vorher lesen/vorbereiten? 🎤 MODERATION: Tipps für den Meeting-Leiter
Termine professionell verschieben ohne unhöflich zu wirken.
Ich muss diesen Termin absagen/verschieben: TERMIN: [Datum, Uhrzeit, Thema] MIT: [Person/Unternehmen] GRUND: [z.B. Notfall, Doppelbuchung, Krankheit] Erstelle eine höfliche Nachricht, die: Sich aufrichtig entschuldigt Den Grund kurz und ehrlich nennt (ohne zu viel Detail) 2-3 alternative Termine vorschlägt Wertschätzung für die Zeit des Gegenübers zeigt Die Wichtigkeit des Termins betont TON: [Wähle: Formell für Neukunden / Freundlich für Bestandskunden / Kollegial für intern] DRINGLICHKEIT: [Normal / Kurzfristig <24h] Falls kurzfristig (<24h): Zusätzlich Telefonanruf anbieten Max. 80 Wörter
Prompts für Kundenkommunikation und Support
Schwierige Kundensituationen professionell entschärfen.
Kunde hat sich beschwert: BESCHWERDE: [Kunden-Nachricht hier einfügen] SITUATION: Problem: [z.B. verspätete Lieferung, Produktfehler, Missverständnis] Kunde-Typ: [Neukunde / Bestandskunde / VIP] Berechtigt: [Ja, zu 100% / Teilweise / Nein] Erstelle eine deeskalierende Antwort mit: EMPATHIE & ANERKENNUNG: Zeige Verständnis für den Ärger (OHNE sich zu rechtfertigen!) VERANTWORTUNG ÜBERNEHMEN: Entschuldige dich aufrichtig (falls berechtigt) KONKRETE LÖSUNG: Was bietest du an? (Ersatz, Gutschein, Kulanz) Option A: [...] Option B: [...] NÄCHSTE SCHRITTE: Wer macht was bis wann? PREVENTION: Was tust du, damit es nicht wieder passiert? PERSÖNLICHE NOTE: Direkte Kontaktmöglichkeit anbieten (Telefon) TON: Empathisch, professionell, lösungsorientiert LÄNGE: 100-150 Wörter WICHTIG: Keine Floskeln wie "Das tut uns leid zu hören"
Häufige Kundenfragen klar und hilfreich beantworten.
Erstelle eine FAQ-Antwort für: FRAGE: [z.B. "Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?"] KONTEXT: Zielgruppe: [z.B. Endkunden ohne technisches Wissen] System: [z.B. Web-App, Mobile App] FAQ-FORMAT: ❓ FRAGE: [Frage klar und präzise formuliert] ✅ KURZ-ANTWORT (1 Satz): [Direkteste Antwort für Eilige] 📋 SCHRITT-FÜR-SCHRITT: [Aktion 1 - mit Screenshot-Hinweis falls nötig] [Aktion 2] [Aktion 3] ... 💡 TIPP: [Hilfreicher Zusatz-Tipp oder Shortcut] ⚠️ HÄUFIGE FEHLER: [Problem 1] → [Lösung] [Problem 2] → [Lösung] 🆘 IMMER NOCH PROBLEME? [Kontaktmöglichkeiten: Mail, Telefon, Chat] 🔗 VERWANDTE FRAGEN: [Link zu FAQ 1] [Link zu FAQ 2] STIL: Einfach, freundlich, actionable Vermeide: Fachjargon, Annahmen über Vorkenntnisse
1. Wähle 3 Prompts aus, die zu deinen häufigsten Aufgaben passen
2. Passe sie an deine Situation an (Platzhalter ersetzen)
3. Speichere sie als Textbausteine/Snippets in deinem Tool
4. Teste und verfeinere basierend auf den Ergebnissen